Onleesbare en onbegrijpelijke mails: het lijkt in de business eerder regel dan uitzondering. Opmerkelijk, want we weten allemaal dat effectief communiceren de sleutel is tot succes. Waarom schrijven we dan zinnen als: “in afwachting van uw reactie, verblijven wij…”, terwijl we eigenlijk bedoelen: “reageer voor dinsdag 1 oktober”?
Al jaren vraag ik me af waarom we ‘zakelijk’ anders schrijven dan dat we praten. Wanneer we iemand ontmoeten, communiceren we meestal duidelijk, empathisch en sociaal. Maar zodra we een e-mail sturen, veranderen we opeens in langdradige, ouderwetse en afstandelijke schrijvers. Waarom doen we dit?
Leest dat fijn? Nee.
We doen het omdat we denken dat het zo hoort. We hebben met z’n allen ‘afgesproken’ dat dit zakelijk is. En professioneel. Maar… dat is het niet. Onderzoek toont namelijk aan dat de zakelijke lezer (je klant dus!) gemiddeld slechts 5 seconden aan een tekst besteedt. Daarna haakt hij af door de ouderwetse en onbegrijpelijke woorden, de lengte van de tekst (veel te lang!) en het ontbreken van relevantie voor de lezer.
In plaats van te schrijven over wat de lezer aan onze tekst heeft, schrijven we liever over … onszelf. Omdat we dat blijkbaar belangrijker en overtuigender vinden!
Stop daarmee. Ga schrijven zoals je praat: logisch, met duidelijke woorden en in makkelijke zinnen. Zorg daarbij voor een duidelijke call-to-action, zodat je lezer weet wat hij of zij moet doen. En, nog belangrijker: wat dit hen oplevert.
Want dat is uiteindelijk de belangrijkste reden waarom we elkaar een zakelijke mail sturen: omdat we samen met onze klanten een doel willen bereiken.
Marius